Reunião de trabalho cansativa? Diálogos produtivos ou improdutivos?

Por Lilian Caetano/Gestão na Prática Publicado 26/08/2019 às 11h40 Atualizado 24/02/2023 às 00h35

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Quem aí se identifica? Tenho certeza que ao ler o título acima ou você riu ou pensou: Tão eu na empresa! Tão minha rotina de trabalho… toda segunda, toda reunião de alinhamento, e por aí vai…

O lado bom de viver isso é que agora você tem a experiência do que é uma reunião produtiva e não-produtiva. Mas fique tranquilo, isso é a realidade de muitos e vivemos isso, independente do porte da empresa, é comum em alguns momentos ou fase de execução dos projetos acabarmos nos deparando com isso.

A dificuldade é que quando externalizamos dizendo que as reuniões estão se tornando mais sessões de reclamações ou caça-culpados, geralmente os responsáveis pela condução ignoram (na verdade acham ruim).

Mas OK, o importante é que ao invés de perdermos o autocontrole tentando explicar, a sugestão é dizer que todos precisam ir a P…….(Calma, aqui as dicas são produtivas, lembra?, guarde esse pensamento suspeito para gerar energia criativa para ações a seguir).

Como assim? Tô numa reunião improdutiva e de repente eu falo: Vamos a P?

Sim, rsrsrs, calma, o exemplo foi apenas para chamar a sua atenção para os 4P’s, o que você pode fazer é sugerir a adoção desses P’s, para direcionar as reuniões e torná-las mais produtivas.

Ufa! Agora entendi… confesso que achei estranho, mas agora me diz, o que é o 4P’s?

Vamos lá!

Nosso tempo é precioso e precisamos gerenciá-lo da melhor maneira possível, certo? Então vamos começar a planejar as reuniões, porque se tem algo que está cada dia mais chato e improdutivo são as reuniões de trabalho, e infelizmente por falta de planejamento.

As reuniões estão se tornando pontos de reclamações: crise, culpando o governo Lula, Dilma, Bolsonaro, Moro, a Eva porque comeu a maçã, sim, pode parecer até engraçado, mas quantas foram as vezes que você se deparou nesta situação e pensou: qual era mesmo o propósito desta reunião? E sabe o pior? Até quem convocou para a reunião mudava o foco e tudo terminava em drama típico de novela mexicano, e solução que é bom? Nada!

Sabe por que estou falando isto? Para você se familiarizar e entender que sim, erramos, erramos todos os dias, mas quando temos consciência disso, podemos melhorar e encontrar maneiras de tornar as reuniões práticas, e a cada reunião corrigimos e melhoramos o que erramos na reunião anterior. Toda reunião precisa ter um Líder, um facilitador para conduzir e estabelecer uma interação produtiva entre os participantes, e o 4P’s facilita na integração , garantido envolvimento e foco dos assuntos.

PLANEJAMENTO ➙ PREPARAÇÃO ➙ PARTICIPAÇÃO ➙ PROCESSO

PLANEJAMENTO

– Reuniões produtivas, são reuniões planejadas, com propósitos definidos, por isso para colher resultados de suas reuniões, a primeira dica é: Faça uma agenda anual, por departamentos ou por temas específicos, mediante a sua necessidade. Por exemplo: Toda segunda feira de 08:00 äs 08:30 reunião setor de vendas, ou toda primeira sexta-feira do mês reunião de análise crítica com equipe de Finanças. A definição é de acordo com seu negócio;

– Estabeleça seus critérios. Ah, mas eu sempre preciso fazer várias reuniões de emergência durante a semanas, nem dá tempo de “planejar” e definir reunião… Hum, isso significa que as suas reuniões não estão sendo efetivas, já se perguntou, por que tanta reunião?

– A sugestão é: Faça seu cronograma de reuniões anual, semestral ou trimestral e coloque num mural onde todos envolvidos possam visualizar e se programar para evitar interrupções no processo, pois enquanto a reunião é realizada, o processo da empresa tem que continuar.

PREPARAÇÃO

– Um dos fatores de efetividade das reuniões é definição do líder que irá conduzir a reunião, cada empresa com a sua realidade, algumas são o próprio empreendedor, outras são colaboradores, porém o recado é o mesmo: prepare sua equipe para a reunião, envie a pauta da reunião dias antes, com o horário definido para início e término da reunião por email, WhatsApp e envolva cada um solicitando pré-requisitos de soluções, desta maneira você irá estimular o aprendizado contínuo.

PARTICIPAÇÃO

– Reunião produtiva é reunião que envolve todos os participantes (se tem alguém que não está participando ou ele foi convidado equivocadamente ou tem algo errado), nesta etapa todos precisam estar engajados e contribuindo com o foco estabelecido na reunião;

– Nesta etapa o líder precisa conduzir a reunião com braço forte e mão amiga, ou seja, é normal que em alguns momentos as pessoas perdem o foco e as conversas começam a conduzir para outro assunto e neste momento você Líder, educadamente lembra a todos da pauta da reunião e monitora para ver se todos os itens da pauta estão sendo consolidados;

– Em todas as equipes existem os ansiosos, imperantes, tímidos, reflexivos, todos importantíssimos para a empresa, porém o Líder precisa estar atendo e conduzir para que todos participem e se comprometam com os propósitos;

– Se a reunião está programada para durar um tempo expressivo, é importante realizar pausar, e se possível um coffee break (hummm).

PROCESSO

– Durante a etapa de preparação é importante estabelecer quem será o responsável por lavrar a ata ou minuta da reunião. Nesta etapa, antes de encerrar a reunião deverá recapitular as ações e responsáveis envolvidos para execução. Desta maneira fica garantido que todos estão de acordo e o comprometimento da execução prática dos resultados.

Conclusão

– Seu tempo é valioso, planeje suas reuniões;

-Conduzir e participar de uma reunião de trabalho produtiva é obter conhecimento;

– O mundo está cada dia mais dinâmico, use sua criatividade, elabore reuniões sem efeito robóticos (aquela reuniões com efeito tão metódicos, onde as pessoas tem até medo de se expressar, fica tudo tão engessado e improdutivo), as pessoas participam, mas não toleram isso, lembre: Somos todos diferentes e é isso que é bacana para inovar, explore o melhor de todos, para que se sintam a vontade para opinar, debater, criar e evoluir, permita que todos se sintam à vontade para juntos focarem na solução de um problema ou no desenvolvimento de inovação;

– Reunião sem propósito e sem ação definida é bate-papo, reunião produtiva gera resultados, reunião bate-papo relaxa, e você, tá ganhando dinheiro ou relaxando?

Grande abraço!