Filosofia 5’s

Olá!
Semana passada abordamos o tema Indicadores de Desempenho, e hoje iremos compreender a importância da organização e disciplina no ambiente de trabalho. Vem comigo e “Leiture-se” no texto a seguir.

O que é 5’S?

O 5’s é uma metodologia de organização e disciplina criada no Japão, visando simplificar procedimentos, otimizar recursos e tempo. Cada S corresponde a uma palavra japonesa que indica uma meta a ser atingida.

Qual o significado de cada S?

Em português os 5’s significam: senso de utilização, senso de ordenação, senso de limpeza, senso de padronização, senso de autodisciplina.

Qual o benefício de implantar essa ferramenta na minha empresa?

A empresa tem maiores possibilidades de apresentar melhor rendimento. Utilizando esta ferramenta poderá refletir em tais vantagens:
– Equipe desenvolverá a cultura de organizar o local de trabalho;
– Local de trabalho mais saudável e seguro;
– Clima organizacional agradável;
– Melhor desempenho dos processos;
– Evita-se o desperdício de tempo e material, diminuindo o risco de acidentes;
– Otimização do espaço disponível e racionalização de documentos e ferramentas de trabalho.

Por onde eu começo?

1º passo: Sensibilizar a equipe por meio de palestras, diálogos. Mostrar para a equipe a importância de adotar o Programa 5’s.

2º passo: Comunicar a todos da equipe que o Programa 5’s irá fazer parte da cultura da empresa.

3º passo: Implantar um S de cada vez, e você pode começar a implantação do Programa em um departamento específico, como se fosse um “piloto”.

4º passo: Passar o cronograma por etapa de implantação para toda a equipe.

5º passo: Faça uma análise da situação atual, tire fotos, registre antes e depois para posteriormente compartilhar com a equipe. Seja realista, estabeleça metas tangíveis, pois com adoção de novos hábitos, implicará em alterações de comportamento, desta maneira, tenha cautela com as metas que você irá estabelecer neste momento iniciático do Programa 5”s.

Colocando em prática

1º S – Senso de utilização (Seiri): Senso da utilidade é manter na área de trabalho apenas os materiais e ferramentas essenciais para a execução. É nesta etapa que fazemos o tão famoso “Dia do Descarte”. Descartar materiais em desuso, sem utilidade, mas também podemos aproveitar esse momento para ter senso de reutilização, por exemplo: Os materiais ou ferramentas que para o seu departamento não são mais úteis poderão ser reutilizados por outro departamento.

2º S – Senso de ordenação (Seiton): Definir um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar. Nesta fase é importante entender quais os materiais que são utilizados e deixar em fácil acesso. É o momento para padronizar nomenclaturas, identificar as pastas, separar os materiais, identificar os locais de armazenamentos, deixar a área de trabalho identificada, acessível, produtiva e prática.

3º S – Senso de limpeza (Seiso): Essa prática precisa ser adotada conforme rotina de cada empresa é importante realizar a limpeza e manter diariamente, a sugestão é fazer levantamento verificar qual é o melhor horário por departamento (se durante ou após expediente para realizar a limpeza), lembrando que a limpeza não é de responsabilidade exclusiva da equipe da limpeza, em ambientes de trabalho coletivo e harmonioso todos são responsáveis em manter a sua “área” limpa. Ambiente “limpo não é aquele que mais se limpa, mas aquele que menos se suja”.

4º S – Senso de padronização (Seiketsu): Após cumprir os 3’S anteriores, agora é o momento de adotarmos a padronização em limpeza e organização em todos locais da empresa, área de trabalho, refeitório, banheiros, entre outras. Para que o 4º S aconteça é importante persistência, provocando incorporação de novos hábitos.

5º S – Senso de autodisciplina (Shitsuke): Este é o senso da disciplina, resultando na manutenção dos 4 sensos anteriores. A sugestão é implantar um cronograma de Auditoria do Programa 5’s, facilitando para adoção do novo hábito.

Conclusão

A implantação do Programa 5’s melhora a efetividade dos processos e pessoas. É uma ferramenta simples, porém devido a necessidade de hábitos que implicam em mudanças de comportamentos, muitas são as vezes que as empresas implantam o programa, porém ao longo de um período apresentam dificuldades na continuidade. A sugestão é persistir na etapa de sensibilização, converse com sua equipe, entenda a característica específica da sua empresa quanto a cultura e hábitos, e elabore cronogramas de acordo com a sua cultura. A prática do 5’S no Japão é algo comum e funciona, porém lembremos que são culturas diferentes, e isto significa que ser diferente é bom, porque você GESTOR pode utilizar essa prática utilizada no Japão e adequar para a realidade da sua empresa, implantando e adotando conforme o seu ritmo, do seu jeito, e absorver hábitos de forma natural, mostrando para sua equipe as vantagens do programa. Que tal iniciar a etapa de sensibilização num bate papo final de tarde com direto a guloseimas?

Semana que vem vamos comentar sobre: Diário de caixa e fluxo de caixa, controles de finanças essenciais para uma Gestão +Prática.

Grande abraço!

Lilian Caetano Bueno
Trading Consulter
Scamper Consultoria